Jeżeli jesteś osobą, która do tej pory zapisywała wszystko na kartkach. Nie przejmuj się! Kiedyś nie było takich narzędzi i cudów cyfrowego zarządzania zadaniami, jak aplikacja ClickUp.

Od czego zacząć? Jak zebrać WSZYSTKIE informacje, które masz porozrzucane na karteczkach samoprzylepnych i listach rzeczy do zrobienia, tak aby umieścić je w cyfrowym narzędziu do zarządzania zadaniami, takim jak ClickUp?

Warto wspomnieć, że wszystko, o czym za chwilę przeczytasz, można zastosować do praktycznie każdego dostępnego systemu zarządzania zadaniami.

Jednak unikalną cechą ClickUp jest jego Hierarchia.

Porównajmy stare z nowym, dobrze?

Mówiąc najprościej:

Zaczynamy od fizycznej kartki papieru, na której kiedyś umieszczaliśmy listę rzeczy do zrobienia.

Wszystkie te zadania możemy przenieść do zadań w ClickUp.

Następnie zadania z listy, które są podzielone na mniejsze, bardziej wykonalne zadania, są nazywane w ClickUp podzadaniami. (Na przykład, „Posprzątaj dom” będzie traktowane jako Zadanie (Task), a każdy pokój, który wymaga sprzątania będzie podzadaniem (Subtask)).

Kiedy stos papierowych list rzeczy do zrobienia zacznie się powiększać, prawdopodobnie pogrupujemy te listy w fizyczne foldery.

Podobnie jak fizyczne foldery, foldery w ClickUp działają jako pojemniki na listy, zadania i podzadania.

W miarę jak przybywa nam obowiązków, możemy mieć wiele folderów. Jeden do pracy, jeden do organizacji domu, jeden do każdego projektu, itd. Najprawdopodobniej wszystkie te foldery umieścilibyśmy w wyznaczonym miejscu, np. w szafce na dokumenty.

Szafka na dokumenty jest porównywalna do Przestrzeni ClickUp (Space). Wyznaczone miejsce, w którym znajdują się wszystkie foldery, które następnie kategoryzują każdy zestaw list, zadań i podzadań.

Podsumowując:

Fizyczna papierowa lista rzeczy do zrobienia = ClickUp Zadnia i podzadania (Tasks i Subtasks)

Fizyczny folder, który grupuje te zadania i listy = Foldery ClickUp

Szafka na dokumenty, która porządkuje te foldery = ClickUp Spaces

WADY SYSTEMU OPARTEGO NA PAPIERZE

Jesteśmy tu po to, by pokazać ludziom, którzy wahają się, czy porzucić długopisy i bazgroły na kartach, że łatwo można się przestawić na dużo bardziej efektywny sposób załatwiania spraw.

Jeśli obecnie korzystasz z systemu opartego na dokumentach papierowych, prawdopodobnie nie musimy Ci mówić, jak bardzo może być on nieefektywny.

Jednak na wszelki wypadek, gdyby trzeba było Cię przekonywać, oto kilka wad, których doświadczyliśmy podczas pracy ze stertą papierów i folderów.

 

Dodawanie notatek i zmian: w miarę postępu projektu najprawdopodobniej będziesz wprowadzać zmiany lub notatki do procesu.

Może to powodować problemy z utrzymaniem porządku i odszukaniem najaktualniejszej wersji danego procesu.

 

Podział odpowiedzialności: kto jest odpowiedzialny za projekt znajdujący się w tym folderze? Czy ten, kto ma go w danej chwili pod ręką? A co z poszczególnymi zadaniami? Czy to jest Twoja odpowiedzialność, czy kogoś innego? Kto oficjalnie skreśla zadania po ich wykonaniu? A co z podzadaniami?

W miarę jak zespoły zmieniają się i rozrastają, lub projekt jest przekazywany między działami, rozróżnienie między tym, kto jest odpowiedzialny za co, może bardzo szybko stać się niejasne, jeśli nie jesteś wystarczająco dokładny.

 

Uprawnienia: w przypadku systemu opartego na dokumentach papierowych może być trudno określić, kto dokładnie ma dostęp do tych informacji.

Jeśli zostawisz dokumenty papierowe w miejscu, w którym nie powinny się znajdować, każdy może mieć do nich dostęp. Ponadto, nie są one chronione hasłem i może być ciężko zaznaczyć, że są przeznaczone tylko dla Twoich oczu.

Może być również trudno przekazać te informacje osobom, które rzeczywiście ich potrzebują. (Jak wtedy, gdy w godzinach szczytu utknąłeś w korku, a ważne dokumenty na spotkanie masz w torbie ze sobą.)

 

Opóźnienia w komunikacji: w przypadku systemu opartego na dokumentach papierowych (lub nawet na poczcie elektronicznej) może się zdarzyć, że nadejdzie czas, kiedy to, co Twój zespół widzi w swojej dłoni (lub skrzynce odbiorczej), zanim do niej dotrze, nie jest tym, co dzieje się w czasie rzeczywistym.

Może to spowodować zamieszanie w tym, co zostało ukończone, a co nie. To z kolei może prowadzić do pominięcia pewnych elementów lub do sytuacji, w której nad jednym zadaniem pracuje kilka osób.

 

Śledzenie działań: w miarę jak projekty stają się coraz bardziej złożone, może być trudno stwierdzić, kto co właściwie zrobił.

Kto wprowadził zmiany do Procedur? Czy ta osoba kiedykolwiek odpowiedziała na to pytanie? Kto faktycznie ukończył to zadanie? Jeśli ktoś zapomni odnotować postępy w miarę ich dokonywania, ta linia komunikacji może zacząć się rozpadać – i to szybko.

ZALETY PRZEJŚCIA NA SYSTEM ZARZĄDZANIA ZADANIAMI

Omówiliśmy już wady systemu opartego na dokumentach papierowych. Jeżeli zdołaliśmy Cię przekonać, to przejdźmy teraz do tego, jak można wykorzystać ten chaos, który opisaliśmy powyżej, i przekształcić go w łatwy do opanowania, efektywny sposób załatwiania spraw.

Dodawanie notatek i zmian: w systemie zarządzania zadaniami, takim jak ClickUp, masz możliwość dodawania opisów, załączników, podzadań i list kontrolnych – BEZPOŚREDNIO do samego zadania.

Dzięki temu wszystko jest na swoim miejscu, ładnie zagnieżdżone i szybko dostępne.

 

Podział odpowiedzialności: w ClickUp możesz łatwo przypisać poszczególne Zadania i Podzadania bezpośrednio do każdego członka Twojego zespołu.

W ten sposób tworzysz jasny podział odpowiedzialności i jasny plan, kto ma się zająć jakimi zadaniami.

 

Uprawnienia: w narzędziu opartym na chmurze, takim jak ClickUp, masz możliwość publicznego udostępniania zadań, udostępniania wersji tylko do wglądu, nadawania określonych uprawnień konkretnym osobom z Twojego zespołu lub uczynienia ich całkowicie prywatnymi.

To całkowicie eliminuje ryzyko, że poufne informacje o klientach lub informacje zastrzeżone dostaną się w niepowołane ręce.

Dzięki temu inni mogą skupić się tylko na tym, co muszą wiedzieć, aby wykonać przydzielone im zadania, bez konieczności przekartkowywania nieistotnych stron w poszukiwaniu tego, co jest dla nich przeznaczone.

 

Brak opóźnień w komunikacji: bezpośrednio w każdym zadaniu w ClickUp znajdziesz opcję wysyłania wiadomości, bezpośredniego oznaczania członków zespołu, przypisywania terminów i dodawania Obserwatorów.

Możliwość przekazywania aktualizacji w czasie rzeczywistym bezpośrednio w każdym zadaniu eliminuje formaty pośrednie w zależności od preferencji każdej osoby i zapewnia, że każdy, kto przegląda dane zadanie, będzie na bieżąco ze wszystkimi zmianami i aktualizacjami.

 

Śledzenie aktywności: prawdopodobnie największa korzyść z przejścia na system zarządzania zadaniami.

W tym samym obszarze ClickUp, w którym znajdują się wiadomości dotyczące każdego zadania, znajduje się również dziennik zmian.

Oznacza to, że możesz zobaczyć, kto co zrobił, kiedy to zrobił, ile czasu spędził w danym zadaniu każdego dnia, a także wszelkie inne istotne aktualizacje, które zostały wprowadzone.

Koniec z notatkami i pretensjami kolegów z zespołu: „Obiecuję, że zrobiłem to wczoraj!”. W razie jakichkolwiek niejasności można łatwo odwołać się do całego wykazu wydarzeń w ramach każdego zadania.

I to już wszystko! Porównaliśmy, w jaki sposób praca w systemie papierowym może być niewystarczająca w stosunku do wszystkich funkcji dostępnych w systemie zarządzania zadaniami, takim jak ClickUp.

Wyjaśniliśmy, w jaki sposób Hierarchia ClickUp może działać bardzo podobnie do fizycznej listy, folderu i szafki na dokumenty.

Teraz to od Ciebie zależy zwiększenie efektywności i dokonanie zmiany.

Zaufaj nam, to będzie warte tego skoku.

Chcesz przetestować narzędzie ClickUp < kliknij w ten link.

A jeśli chciałbyś, abyśmy pomogli Tobie i Twojej firmie zorganizować procesy w Clickup to napisz na [email protected] lub zadzwoń na +48 727 901 414.